Como fazer um Onboarding encantador e cheio de resultados?

Você já faz Onboarding na sua empresa? Saiba os resultados dessa super tendência de RH deixá-lo mais dinâmico e encantador!

Onboarding

Embarcar os novos colaboradores na empresa com um "Seja Bem Vindo a Bordo" é o conceito do Onboarding. Tendência obrigatória para empresas que querem encantar e reter os melhores talentos, o onboarding é o processo de recepção dos novos colaboradores, que, além de apresentar a empresa e seus benefícios, acelera a familiarização com a cultura da empresa, gera socialização, impulsiona o engajamento e acelera a entrega de resultados do colaborador.

Tempo e recursos destinados para um onboarding diferenciado e focado na experiência do novo colaborador garante resultados para toda a empresa, já que, diante da rápida evolução do mercado, times fortes, alinhados ao propósito e cultura da empresa, engajados e com entregas rápidas, são fatores para a empresa se manter competitiva e crescente. O onboarding, além de capacitar e familiarizar o colaborador em relação a sua nova empresa, o motiva e encanta. E, funcionários encantados, também querem encantar os clientes, gestores e pares através de seus resultados.

Um estudo da SHRM apontou que 58% dos colaboradores que passam por um programa estruturado de Onboarding têm maior probabilidade de permanecer na organização após três anos. E estudo da Aberteen Group apontou que 86% dos novos colaboradores decidem se permanecem na organização nos seis primeiros meses. Pontanto, o onboarding reduz o turn over, trazendo economia com desligamento, contratação e treinamento.

Para ser um programa de sucesso o onboarding deve ter 4 pilares:

1 – Cultura

A cultura é o pilar de uma empresa. Neste ponto, é importante que o colaborador conheça as normas de conduta, aspectos sociais informais, diferenciação da empresa em relação ao mercado e as expectativas em relação a performance de seus funcionários. Através da imersão cultural, o novo colaborador conhece os valores e propósitos da empresa, o que permite alinhar com os seus, aumentado assim eu engajamento.

2 – Desenvolvimento de relacionamento

A socialização é um passo importante para a pessoa se adaptar a organização e ficar satisfeito com o novo emprego. Ao se relacionar com outros novos colaboradores, pares, chefes e equipes atreladas ao seu trabalho, o novo colaborador se torna mais seguro em relação às futuras atividades e mais confiante para sanar dúvidas de suas tarefas, além de se sentir mais aceito e conectado ao novo ambiente de trabalho.

A forte conexão com a equipe desde os primeiros dias de trabalho impulsiona a geração de Times de Sucesso.

3 – Plano de carreira

Ao apresentar o plano de carreira dentro da companhia para o novo colaborador, esse se sentirá mais motivado para dar o seu melhor e, através de seus resultados, poder crescer na empresa. Conhecer os caminhos de crescimento dentro da empresa também reduz o turn-over precoce.

4 – Estratégias

É fundamental mostrar ao colaborador a importância de seu trabalho para o alcance das metas e estratégias da empresa. Saber de sua importância dá ao colaborador senso de propósito e mostra que sua atividade, mesmo que pequena, contribui para o desenvolvimento de toda a empresa. Neste ponto também é necessário esclarecer como o trabalho deve ser executado e qual a expectativa da empresa em relação aos seus resultados, já que quando a pessoa ainda está empolgada com a empresa e seu novo cenário de trabalho, ela está mais aberta para receber instruções e quanto mais rápido o colaborador entende seu trabalho e sua contribuição para a organização, mais rápido aumenta sua produtividade.

Como tornar o Onboarding da sua empresa mais encantador?

“A gente acredita que só é possível tratar nossos clientes de forma excepcional se formos recebidos da mesma forma pela empresa.” NuBank

O primeiro passo para um onboarding que encante o novo colaborador e reforce sua decisão em trabalhar para a empresa é o planejamento. O processo burocrático de contratação, o day-one, a primeira semana e os períodos de treinamento devem ser cuidadosamente preparados para garantir o sucesso nas boas vindas do novo funcionário.

Vou apresentar para vocês 12 sugestões para que o seu onboarding seja mais atrativo, menos cansativo e impacte o novo colaborador.

1 – Faça como o NuBank, comece o day-one com uma integração com todos os novos colaboradores juntos. Todos os Nuvinhos (apelido dado aos novos contratados) tem o primeiro dia juntos, seja estagiário ou diretor, mostrando que todos têm papel fundamental para o desenvolvimento da empresa. Depois são direcionados para imersões específicas de suas áreas.

2 – Ser recebido pelo CEO ou Diretor da empresa faz com que o novo colaborador se sinta valorizado e motivado a conhecer mais sobre a empresa. As boas vindas podem ser pessoalmente ou por mensagem de vídeo.

3 – Delegue parte da responsabilidade do onboarding para o time. O Google cria um roteiro, porém, por acreditar no potencial de cada colaborador em dar o seu melhor, delega parte do onboarding e permite a personalização do processo para cada time.

4 – Desburocratize a papelada. Alguns dias antes do day-one, o Nubank envia um link para que todos os novos funcionários tirem fotos de seus documentos e os enviem digitalmente. É um processo simples, feito pelo celular, que dura apenas alguns minutos e poupa as pessoas de saírem de casa levando um calhamaço de documentos. No dia do onboarding, basta levar a carteira de trabalho e a documentação médica.

5 – Deixe o colaborador mais seguro sobre suas atividades. O Linked In faz com que o colaborador conheça quais serão suas atividades durante os próximos 90 dias e saiba todas as expectativas em relação ao novo trabalho. Tudo vem descrito em um Mapa, que também contém todas as áreas da empresa que o novo contratado deve conhecer.

6 – As empresas chegam a investir milhões em benefícios para o colaborador. O Linked In percebeu que vários funcionários desconheciam ou tinham dúvidas sobre todos benefícios, portanto, investe grande parte do tempo do onboarding para esclarecer sobre o programa de benefícios e os programas dedicados aos seus funcionários.

“É tudo sobre ele (o colaborador). Acreditamos que levar o colaborador desde o início a ter sentimento de dono foi o motivo que levou o Linked In a crescer tão rapidamente nos últimos anos.”

7 – Nos primeiros dias de trabalho normalmente os colaboradores não tem mesa, máquinas ou e-mail. No Uber, Facebook e Nubank é diferente! Todo o ambiente de trabalho, mesa, equipamentos, informações, e-mail são preparadas para aguardar o novo colaborador. O Nubank já começa a fazer a configuração de todos os computadores dos novos funcionários, instalando os programas que cada um deles irá precisar em suas tarefas.

8 – Crie jogos e dinâmicas para deixar o onboarding mais interativo. Que tal um jogo de Caça ao tesouro, no qual o novo time deve encontrar objetos espalhados pela empresa? Peça para pedirem dicas aos antigos colaboradores e explorarem todo os ambientes da empresa. A Zappo´s faz isso.

9 - Diminua as palestras e apresentações de power point. Os novos colaboradores podem começar a conhecer mais sobre a empresa antes mesmo do day-one. O NuBank envia um e-mail de preparação com alguns materiais sobre a história da empresa e links de matérias sobre o mercado no qual atuam. Informam que terão dinâmicas e incentivam os Nuvinhos a serem proativos e já irem preparados.

“Todo o processo é pensado para tornar incrível o tempo de espera entre a confirmação da contratação e o primeiro dia de trabalho.” Nubank

10 – Um lanche especial preparado com os alimentos favoritos do novo colaborador (pode ser perguntado previamente por e-mail) é uma ótima oportunidade para customizar a experiência de quem está chegando, quebrar o gelo e começara estreitar a relação com seu novo time de trabalho, que ficará super animado em participar do lanche.

11 – Comece o dia com informações básicas. Não encha a cabeça do colaborador com tantas informações.

12 – Torne o processo de onboarding mais contínuo. O Twitter tem happy hours mensais entre os novos colaboradores e os líderes sênior da empresa. Além disso, semanalmente, os recém chegados participam de apresentações de projetos de outros times para que conheçam mais sobre as atuações e estratégias da empresa.

“São 75 pontos estritamente alinhados para permitir que o novo contratado tenha uma experiência excepcional, desde quando aceita a vaga até quando começa a trabalhar” Twitter

Reflexão

Como você pode adaptar seu processo de onboarding para delegar tarefas aos demais departamentos?

Quanto tempo do processo de onboarding é dedicado para explicar as questões básicas para o novo colaborador?

Como você está tornando o primeiro dia para o colaborador único e especial?

Como deixar o processo de onboarding, principalmente o day-one, menos cansativo?

Customize a experiência de quem está chegando e ofereça uma ótima recepção. Desta forma e empresa se torna mais humanizada e passa a ter colaboradores mais felizes e produtivos desde o primeiro dia.

Palavras-chaves: Onboarding, Day-One, Employer Branding, Produtividade, Engajamento, Novos Colaboradores, Integração, Socialização.